Projekt Management Office (PMO)
Das ist Projektmanagement next Level.
Ein Projekt jagt das nächste. Projektgeschäft ist für uns Alltag geworden. Branchenspezifische Trends, gesamtgesellschaftliche Veränderungen wie die zunehmende Digitalisierung sowie die gesamtwirtschaftlichen Entwicklungen zwingen Unternehmen, sich an stetig wechselnde Rahmenbedingungen anzupassen und Geschäftsmodelle laufend weiterzuentwickeln. Die Antwort vieler Unternehmen: eine Vielzahl von Transformations- bzw. Restrukturierungsprojekten.
Mit steigender Anzahl an Projekten steigt aber auch die Komplexität der Projektsteuerung, da viele Projekte voneinander abhängig sind. Diese Abhängigkeit kann inhaltlich oder zeitlich sein, in den meisten Fällen ist sie jedoch in den knappen Ressourcen begründet. So kommt es nicht selten vor, dass Mitarbeitende zeitgleich in mehreren Projekten aktiv mitarbeiten. Weiterhin konkurrieren Projekte um begrenzte finanzielle Mittel. Diese Abhängigkeiten erfordern ein übergeordnetes Management der vielen Projekte. Hier geht es vor allem um eines: die Priorisierung von Projekten. Auf dieser Basis wird die Entscheidungsfindung erleichtert, welche Projekte die begrenzten Ressourcen zuerst zugewiesen bekommen. Wird die Entscheidung nicht im Hinblick auf die strategische Zielsetzung des Unternehmens und im Zusammenspiel mit der Gesamtheit aller Projekte getroffen, sind Konflikte und Reibungsverlusten vorprogrammiert: Projekte scheitern, verlaufen im Sande oder verzögern sich erheblich.
An dieser Stelle wird ein Projekt Management Office (kurz: PMO) relevant.
Was versteht man unter Projekt Management Office?
Ein PMO ist eine andauernde organisatorische Einheit, die zentral für alle Projekte im Unternehmen oder einem Unternehmensbereich zuständig ist. Ein PMO fungiert als koordinierende Einheit im Unternehmen, die die Fäden steuernd in der Hand hält. Zum Projekt Management Office können Trainings, Projekt-Services, Methoden, Prozesse sowie der Einsatz von Projektmanagement-Tools gehören. Auch strategische Tätigkeiten wie Unterstützung beim Projektportfoliomanagement zählen zum Projekt Management Office.
Was ist die Aufgabe eines PMO?
Hier einige Beispiele, welche speziellen Aufgaben ein PMO im Unternehmen oder spezifischen Projekt übernehmen kann:
- Überblick über das Projektportfolio schaffen.
- Auswahl und Priorisierung von Projekten anhand der Unternehmensstrategie.
- Vorbereitung von Entscheidungsgrundlagen und Erleichterung der Entscheidungsfindung für die Projektleitung
- Planen der Ressourcen auf Portfolioebene.
- Standardisieren der Methoden und Prozesse im Projektmanagement.
- Überwachen der Projektfortschritte und Steuerung der Abhängigkeiten, die auf Ressourcen, Budgets und Zeitpläne einwirken – kurz: Projektportfolio-Controlling.
- Trainings und Coachings von Projektleiter*innen und -mitarbeitenden.
Welche Arten von PMO gibt es?
Zu den meist angewandten Projekt Management Offices zählen …
… das Unternehmens-PMO. Es stellt sicher, dass Projekte mit der Unternehmensstrategie und den Zielen des Unternehmens übereinstimmen und hat den breitesten Aufgabenbereich aller PMO-Typen.
… das Bereichs-PMO bietet Unterstützung für spezifische Projekte in einer bestimmte Geschäftseinheit innerhalb der Organisation. Es umfasst das Portfoliomanagement, Schulungen, Ressourcenplanungen und die Projektkoordination.
… das Projekt-PMO agiert kurzfristiger und wird in Unternehmen für die Dauer eines einzelnen Projekts als temporäre Organisation implementiert. Es beinhaltet die administrative Unterstützung, das Controlling, sowie die Steuerung und Überwachung des Projektes und endet mit dem Abschluss dessen
Warum braucht man ein PMO und wann ist es sinnvoll für ein Unternehmen?
Ein PMO ist immer dann sinnvoll, wenn Sie viele Projekte gleichzeitig durchführen, die gesteuert werden müssen, und dabei Ressourcen aus unterschiedlichen Bereichen koordiniert werden müssen.
Dabei kommt es natürlich darauf an, dass das PMO zu ihrer Unternehmensgröße und ihrer Unternehmensstruktur passt. Eins scheint in Anbetracht der aktuellen Entwicklungen jedoch klar: wie schnell sich Unternehmen an verändernde Rahmenbedingungen anpassen können, wird über den weiteren wirtschaftlichen Erfolg und den Fortbestand des Unternehmens entscheiden. Wiederum dafür entscheidend: der Erfolg der einzelnen Projekte und die Förderung von Strukturen im Unternehmen, um schnell und fundiert reagieren zu können. Hier kann ein PMO ein wesentliches Element sein.